Il diritto di accesso può esercitarsi in via informale mediante richiesta anche verbale all’ufficio che ha formato i documenti o che li detiene stabilmente, il quale provvede direttamente ad esaudire in via immediata e breve la richiesta dell’interessato, ovvero, sentito il segretario, invita l’interessato ad adire il procedimento di accesso formale.
Qualora non sia possibile l’accoglimento della richiesta in via informale perché sorgono dubbi sulla legittimazione del richiedente, sui suoi propri rappresentativi, sulla sussistenza dell’interesse qualificato, sull’accessibilità del documento o per altri motivi, il richiedente è invitato a formalizzare la sua istanza con richiesta scritta e motivata. Al richiedente è sempre data facoltà di presentare richiesta formale anche se può adire al procedimento informale.